Максим Ильяхов, «Текст по полочкам»
Цитаты
Когда перед вами текст из двух-трех слов, вы мгновенно его прочитаете. А когда текст занимает пару абзацев, несколько экранов или страниц, на чтение нужно решиться — то есть сказать себе: «Это достаточно важный текст, чтобы уделить ему время именно сейчас». Заголовок как раз помогает решить, читать этот текст или нет.
Хорошая тема письма состоит из трех частей:
- О чем это письмо? Какого проекта касается?
- Что от меня требуется? И требуется ли?
- К какому сроку, если таковой есть?
На слайде может не быть никакого другого текста, но заголовок быть обязан.
Прокляты те письма, в которых текст не поделен на абзацы.
…каждый абзац начинается со слов, которые объясняют содержание следующего абзаца…
Подзаголовок должен создавать впечатление простоты. Для этого он должен занимать не более двух третей строки.
Выделение жирным — только в начале абзаца.
Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил:
- Элементы читаются отдельно от основного текста.
- Элементы устроены одинаково.
- Смысл вынесен в начало.
- Перечень дружит с подзаголовком.
- Никаких вложенных перечней.
Распространенная ошибка — использовать перечни вместо любого перечисления, даже если это перечисление не слишком важно для понимания текста.
…большинство людей выполняет инструкции не в вакууме, а с опорой на собственную картину мира. Они не просто следуют вашим указаниям: они их сопоставляют с ситуацией. И если человек видит ситуацию совсем не так, как вы, результат будет непредсказуемым…
Вводить — это не только рассказать о том, что было до задачи. Это еще и что будет после.
…лучше цитировать чужие письма только с собственными комментариями…
Чтобы составить убедительный пример, потребуется найти действующее лицо, подлинное действие и понятные обстоятельства. Само слово «например» можно не использовать.
…понятия не могут сами по себе совершать действия. А нам нужны именно те, которые могут что-то совершать, — только так мы нарисуем в голове читателя картинку…
Иллюстрация — это не то же самое, что картинка.
Когда в переписке нарастает конфликт, нужно перестать пытаться объяснить всё текстом.
Если в заголовке и в начале текста важное для читателя — он обратит внимание. Наши интересы, продукты, задачи и желания для читателя, как правило, не важны.
…если мы деятельно позаботились о собеседнике, мы повышаем шансы на то, что этот человек захочет с нами работать…
…в корпоративной работе обиды и ревность иногда сильнее разума…
…не пишите, когда вы устали или раздражены…
К работе по ночам стоит подходить так же, как подходят к вредным привычкам. Возможно, стоит устранить причину, которая подталкивает человека к ночной работе. Вероятно, человек слишком много на себя берет и нужно научиться говорить «нет». Не исключено, что потребуется работа с психологом: за трудоголизмом и ночными трудовыми подвигами может скрываться более глубокая проблема. Может быть что угодно.
Техника безопасности:
Кто собирает планерку, тот пишет резюме. Провели встречу, собрание, планерку или созвон — напишите по пунктам, о чем договорились. Если договоренности не зафиксированы, их нет. Через неделю все участники созвона будут вспоминать его по-своему.
Не храните данные и договоренности в чате. Все данные — либо в документах, либо в почте. Если собирали данные в чате, после сбора напишите письмо-резюме. Не проводите планерки в почте. Планерка — это обмен мнениями и раздача поручений нескольким людям. Планерки — только при встрече или по видеосвязи. После встречи можно написать резюме.
Если созвон невозможен — пишите индивидуальные письма, не ставя в копию коллег.
Личный звонок без предупреждения — только если где-то пожар. В остальных случаях спросите разрешения на звонок.
…люди хотят приходить на работу, действовать по понятным правилам, получать зарплату и быть уверенными, что дальше так и будет…
Когда мы нападаем на исполнителя, мы снижаем его способность прислушаться к нам, воспринять критику и сделать работу хорошо. Когда мы приходим с претензией, мы уже проиграли — даже если изначально были правы.
…лучше не желать, а благодарить…
…чем менее конкретна наша благодарность или поздравление, тем меньше от них эффект. Дежурные фразы — это мусор: люди понимают, что их можно сказать кому угодно в любой ситуации, поэтому они ничего не стоят — как разбавленный подарочный коньяк, который кочует из кабинета в кабинет, никогда не пьется и точно не служит ни хорошим подарком, ни символом признательности.
Визуализация ваших идей — это и есть смысл презентации. Если вся презентация состоит из текстовых тезисов — это не презентация, это просто текстовый документ. Чтобы текстовый документ стал презентацией, каждая важная мысль должна быть визуализированной.
…нарисовал — подпиши…
Две главные беды презентаций — перегруз текстом и бессмысленные изображения.